Descriptif général de la suite idylis Gestion Entreprise |
| La suite idylis Gestion Entreprise, c’est la combinaison de 4 logiciels pour piloter l’ensemble de votre activité commerciale, de la prospection à la facturation, en passant par la gestion des stocks et l’édition du journal comptable des achats et des ventes. Elle comprend aussi deux modules de gestion interne pour optimiser le temps de travail de vos salariés et maîtriser les dépenses de votre ou vos sociétés. |
La suite idylis Gestion Entreprise
comprend les logiciels suivants : - idylis Gestion commerciale,
- idylis Notes de frais,
- idylis Feuilles de temps,
- idylis GRC.
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Les points forts de la suite idylis Gestion Entreprise |
- Le prix ! Avec 4 logiciels au prix de deux, vous bénéficiez d’une remise de 50% sur chaque logiciel.
- Une ergonomie conviviale et intuitive.
- Une suite de logiciels préparamétrés, facile à exploiter.
- Une grande richesse fonctionnelle.
- De nombreuses fonctions de personnalisation pour adapter l’application à vos propres pratiques commerciales et à vos besoins de gestion.
- L’intégration automatique des fichiers prospects, clients, fournisseurs, etc. dans les quatre applications pour limiter les doubles saisies.
- Des logiciels multisites, multisociétés, multiplateformes (Windows, Linux et Mac) et multiutilisateurs avec génération dynamique des menus en fonction des profils d’utilisation.
Son mode SaaS vous permet en outre : - De ne rien avoir à installer sur vos machines.
- D’accéder à vos données de n’importe quel lieu à partir d’une simple connexion à Internet.
- De ne plus avoir à vous soucier des sauvegardes.
- De partager une seule et même base de données avec vos collaborateurs.
- De bénéficier d’outils puissants et évolutifs grâce aux mises à jour réalisées gratuitement par idylis.
- D’assurer la pérennité de vos données en les confiant à des professionnels.
Liste des fonctionnalités de la suite idylis Gestion Entreprise |
 |  Gestion de la relation client | |
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Caractéristiques générales - Gestion des contacts (prospects, clients, etc.) et de leur historique.
- Gestion des campagnes de prospection.
- Création des processus d’action.
- Analyse des relations clients et de l’activité commerciale générée.
- Import/export pour intégrer des données déjà existantes ou exporter les fichiers vers d’autres applications.
- Personnalisation des fichiers
- Nombre illimité de sociétés gérées.
Gestion des prospects et clients - Création et gestion de nouveaux fichiers (prospects, clients ou autres) avec fiches monocontacts ou multicontacts.
- Personnalisation des fichiers de contacts.
- Gestion des origines des prospects, des clients et autres contacts.
- Gestion des dossiers clients et des types de dossiers pour effectuer des analyses par groupe de dossiers.
- Transferts des contacts entre les différents fichiers.
- Gestion des familles de clients.
Création et suivi des actions - Enregistrement des nouvelles actions directement dans le fichier de contacts concerné (après recherche multicritère et multifichier).
- Saisie en vrac des actions pour une affectation ultérieure.
- Planification des actions commerciales à mener.
- Affectation d’un fichier à une action (propositions commerciales sous Word, compte rendu de visite, etc.).
- Gestion des actions entrantes et sortantes.
- Gestion des collaborateurs susceptibles de générer des actions.
- Gestion des processus définissant le chaînage d’actions à mener en fonction d’une action initiale avec délais de déclenchement.
- Création de départements et affectation des collaborateurs aux départements (ou autres organes fonctionnels).
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Editions* et analyses - Fiche historique d’un contact avec détail des actions.
- Rapport d’activité des collaborateurs par type d’actions.
- Entonnoir des ventes.
- Générateur d'états d'édition simple et intuitif permettant de choisir les champs à imprimer avec leur ordre d'impression, d'indiquer des filtres et de mémoriser toutes les éditions ainsi paramétrées.(* toutes les éditions sont disponibles au format HTML, PDF ou Excel).
Import/Export - Imports et Exports de fichiers de contacts au format Excel ™.
- Fusion des fichiers avec options de dédoublonnage.
Les services gratuits d'idylis
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Caractéristiques générales - Devis, factures, commandes, avoirs, bons de livraison, bons de réception, etc.
- Gestion des stocks en multidépôt.
- Personnalisation des fichiers (clients, articles, fournisseurs,etc.).
- Personnalisation des pièces commerciales clients et fournisseurs (ajout de colonne, modification des couleurs, etc.) et ce à partir de modèles proposés ou créés ex-nihilo.
- Possibilité d’importer tous les types de champs spécifiques à l’aide de l’outil d’import partenaire et de les ventiler dans les champs personnalisés.
- Editions multicritères et entièrement personnalisées.
- Nombre illimité de sociétés gérées.
Création des pièces commerciales clients - Création de devis, commandes, bons de livraison, factures et avoirs.
- Saisie libre d’articles ou intégration d’articles, au sein des pièces commerciales, à partir d’une bibliothèque d’articles.
- Gestion des remises par ligne d’article en pourcentage ou en montant.
- Gestion des remises globales (pied de facture) en pourcentage ou en montant.
- Gestion des validations clients, des dates d’échéances et des modes de règlement.
- Impressions adaptées au type de pièces nécessaires : factures de produits, de services, notes d’honoraires, notes de frais.
- Affectation des pièces commerciales à un client et à un dossier pour une meilleure analyse de l’activité commerciale.
- Transformation automatique et groupé d’un devis en facture, d’une commande en bon de livraison, etc.
- Gestion des différentes versions de devis adressées à un client.
- Archivage des devis.
- Envoi direct des pièces commerciales par e-mail.
- Gestion des règlements.
Création des pièces commerciales fournisseurs - Création d’appels d’offres et de bons de commande fournisseurs.
- Affectation des appels d’offres et des bons de commande fournisseurs à un client et à un dossier.
- Saisie libre d’articles ou intégration d’articles, au sein des appels d’offres et des bons de commande, à partir d’une bibliothèque d’articles.
- Gestion de remises par ligne d’article ou globales (pied de facture) en pourcentage ou en montant.
- Définition de 5 fournisseurs consultés par appel d’offres.
- Transformation automatique de l’appel d’offres en bon de commande.
- Transfert automatique des commandes en bons de réception et des bons de réception en factures afin de générer les écritures du journal des achats.
Editions et Analyses - Edition du journal comptable des achats et des ventes.
- Exportation des journaux comptables vers idylis Comptabilité Entreprise ou vers tout autre logiciel de comptabilité.
- Analyse multicritère des ventes mensuelles par client, dossier, article, type de dossiers, code analytique et émetteur.
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- Analyse multicritères des achats par article, service, fournisseur, etc.
- Analyse en temps réel de la marge brute par client et par dossier.
- Edition du suivi des devis clients et des commandes fournisseurs.
- Edition de l’inventaire, des mouvements de stocks, des réapprovisionnements et ruptures.
- Générateur d’états d’édition simple et intuitif permettant de choisir les champs à imprimer avec leur ordre d’impression, d’indiquer des filtres et de mémoriser toutes les éditions ainsi paramétrées.
Paramétrages - Gestion des clients et des fournisseurs avec plusieurs contacts et plusieurs adresses de facturation.
- Gestion des prospects avec transfert automatique en client.
- Gestion des origines des prospects et des clients.
- Création de types de dossiers permettant des analyses par groupes de dossiers.
- Gestion d’une bibliothèque d’articles à utiliser dans vos factures, devis et avoirs. Chaque article peut avoir un prix fixe, un taux de TVA, un code analytique et peut être rattaché à un compte de vente comptable.
- Gestion des tarifs par quantité.
- Gestion des catalogues de tarifs.
- Gestion des informations relatives au stock. Champ codes-barres. Indication pour autoriser ou interdire les remises par article.
- Paramétrage simple de modes de règlement pour le calcul automatique des dates d’échéances.
- Gestion de taux de TVA avec attribution d’un numéro de compte comptable.
- Gestion des codes analytiques par article.
- Gestion des dépôts du stock.
- Gestion des familles clients et des familles d’articles.
Traitements - Contrôles de cohérence de vos bases de données.
- Purge par groupe de vos pièces commerciales.
- Création automatique des comptes utilisés en gestion commerciale dans idylis Comptabilité Entreprise.
- Validations groupées des pièces commerciales (factures et avoirs des clients et des fournisseurs).
- Génération automatique des factures d'abonnements.
- Contrôles de cohérence de vos bases de données.
- Création automatique des codes analytiques utilisés dans les articles de la gestion commerciale dans idylis Comptabilité Entreprise.
- Gestion des relances clients.
- Import de fichiers.
- Transferts groupés des devis, commandes et bons de livraison.
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Caractéristiques générales - Suivi en temps réel de l’avancement des dossiers.
- Outil de chiffrage des prestations facturées au temps passé.
- Analyse très précise de l’activité de l’entreprise par collaborateur, par client et/ou par dossier.
- Lien avec les logiciels Gestion commerciale et Notes de frais idylis Entreprise.
- Nombre illimité de sociétés gérées.
Saisie des temps et des absences - Saisie assistée des temps passés avec : client, dossier, type de tâches, description et contact.
- Choix du type de saisies : par créneaux horaires, en durée simple, sans affectation d’heure de début et d’heure de fin.
- Possibilité de créer des clients, des dossiers et des tâches lors de la saisie des temps.
- Suivi des absences des salariés.
Paramétrages - Gestion des clients, des dossiers et des types de dossiers avec option d’allocation d’un budget de temps à passer par salarié.
- Affectation des tâches aux groupes de salariés.
- Paramétrage des tâches facturables ou non facturables.
- Possibilité d’attribuer un prix de vente par tâche et de déterminer la règle de priorité des prix à appliquer entre le prix par tâche et le prix par collaborateur.
- Possibilité d’attribuer un prix de vente par dossier à chaque collaborateur.
- Définition du coût de revient et du prix théorique de facturation des salariés pour réaliser des analyses précises sur la rentabilité des dossiers.
- Gestion des types d’absences.
- Paramétrage des droits des utilisateurs de manière individuelle.
- Paramétrage des jours fériés.
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Editions et analyses - Edition des temps passés par collaborateur, client, dossier, tâche, ou encore groupe de collaborateurs au cours d'une période définie.
- Analyse de l’activité mensuelle.
- Analyse de la rentabilité des dossiers.
- Contrôle des incohérences de saisies.
- Générateur d’états d’édition.
Traitements - Facturation automatique des feuilles de temps (selon de nombreux critères au choix de l’utilisateur).
- Modification et réaffectation, par groupe ou de manière unitaire, des temps saisis.
- Contrôle de cohérence et purge de la base de données.
Planning. - Planification de l’activité des salariés avec affectation d’un client et éventuellement d’un dossier.
- Consultation des tâches planifiées pour chaque salarié.
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Caractéristiques générales - Optimisation du traitement des notes de frais : saisie, circulation, validation, paiement.
- Réduction significative des coûts de gestion.
- Analyse très précise des frais, en temps réel.
Saisie et gestion des notes de frais. - Création et personnalisation des fichiers clients, dossiers et collaborateurs.
- Définition des types de frais, des taux de TVA, des devises et des taux de change.
- Création des notes de frais, avec possibilité de saisie par un tiers.
- Paramétrages comptables et gestion des affectations analytiques.
Circuit de validation - Gestion automatisée des circuits de validation pour chaque salarié.
- Définition des utilisateurs responsables des validations et des paiements.
- Suivi des états de validation et des règlements.
- Affichage du détail des notes de frais en attente de validation.
- Validation ou rejet d'une note de frais et/ou d’une sélection de notes de frais avec justification du rejet.
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Gestion des paiements - Gestion automatisée du circuit des règlements.
- Visualisation d'un récapitulatif des notes de frais validées et à régler par salarié.
- Génération sélective du journal comptable des paiements.
Edition des rapports - Editions globales et détaillées.
- Analyse multicritère des dépenses (par salarié, client, dossier).
- Edition d’un journal des règlements pour une saisie simplifiée en comptabilité ou pour une exportation directe dans idylis Comptabilité Entreprise (ou tout autre logiciel de comptabilité).
Traitements - Purge des notes de frais et des règlements.
- Contrôle de cohérence des bases de données.
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